Categorie: Publicaties

Er bestaan twee hardnekkige misverstanden over strategie of strategisch plan die de vooruitgang van uw organisatie mogelijk in gevaar brengen. Door ze te herkennen en te vermijden kunt u strategie beter realiseren.

‘Stick to the plan’

Hoe goed we ook ons best doen, geen enkel strategisch plan kan een voorspelling maken van de toekomst. Strategen moeten zich snel kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden om maximaal te kunnen profiteren van kansen die zich voordoen. Het strikt vasthouden aan het strategisch plan dat ooit is uitgedacht (‘ stick to the plan’) terwijl de realiteit ondertussen veranderd is, kan een tegengesteld effect hebben waardoor de strategische doelstellingen niet meer gehaald kunnen worden en uw organisatie schade oploopt.

Een moderne strateeg denkt niet in strikte strategische plannen, maar in flexibele strategische scenario’s. Scenario’s werken verschillende oplossingsrichtingen uit voor ieder onderdeel van het strategisch plan. Wanneer zich een onvoorziene omstandigheid aandient, kan worden teruggegrepen op een reeds ontwikkeld scenario. Hierna kan een strategische interventie snel en met minimale inzet gerealiseerd worden. Op deze manier wordt de business agility (wendbaarheid van organisatie) behouden en kunnen kansen in de markt beter benut worden.

‘Informeren is voldoende’

Strategie moet uitgelegd worden aan de medewerkers zodat iedereen weet wat het doel is, waarom we dit willen bereiken en hoe iedereen hieraan bij gaat dragen. Voor de volledigheid kunnen we ook nog aangeven bij welke resultaten (cijfers) we succesvol zijn met de strategie. Het is echter een groot misverstand dat nadat u alle betrokkenen geïnformeerd hebt over de strategische plannen, zij direct begrijpen wat het precies inhoudt en wat er van ze verwacht wordt.

Communicatie over de strategie bestaat niet alleen uit informeren door bijvoorbeeld het versturen van een e-mail, het plaatsen van een PowerPoint op het intranet of het houden van strategie bijeenkomst waar de directeur een presentatie houdt. Communicatie over de strategie moet de medewerkers inspireren tot handelen in de geest van de strategie. Ook achter de communicatie over de strategie moet feitelijk een strategisch plan zitten. Deze communicatie zal echter alleen effect hebben wanneer er ingespeeld wordt op het gevoel en men ervoor zorgt dat medewerkers zich betrokken voelen.

Inspireer uw medewerkers door in uw communicatie concrete vragen helder te beantwoorden, bijvoorbeeld:

• Wat zijn de plannen omtrent de omzet? – “Als directeur wil ik dat de omzet per klant zal verdubbelen.”
• Wat zal er gebeuren als dat niet gerealiseerd wordt? – “Als we de omzet niet kunnen verhogen komt er minder geld beschikbaar voor research, waardoor we mogelijk marktaandeel verliezen.”

Vraag medewerkers ook vooral naar hun mening en naar hun zorgen en probeer vervolgens in de communicatie deze zorgen weg te nemen. Een veel gestelde vraag door medewerkers is:

• “Wat is de volgende stap?” Hier kunnen punten zowel gescoord als verloren worden. Te vaak wordt hierop gereageerd met: “Hiervoor wordt nog een concreet scenario uitgewerkt”.

Dit antwoord is te algemeen en een medewerker kan hier niets mee. Mocht het antwoord nog echt onzeker zijn, leg dat dan uit. Zorg er daarnaast voor dat u op korte termijn op het onderwerp terugkomt en de vraag concreet beantwoordt.

Verbeter uw strategisch plan

Bedrijfsstrategen staan in het midden van de organisatie en praten mee op alle niveaus. Strategie is uitdagend, creatief en spannend. En als u er goed in bent kunt u er aardig van profiteren. Ook succesvol worden met uw bedrijfsstrategie?

Met de release van versie 14.1 van Visual Paradigm zijn de web based mogelijkheden van de tool uitgebreid met mogelijkheden om een aantal diagrammen via de webbrowser te kunnen modelleren. De komende tijd zal de web based omgeving van Visual Paradigm nog verder uitgebreid worden.
Lees meer

Lees meer

Rijswijk, 20 januari 2015. Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om de kracht en flexibiliteit van Business Process Management aan te wenden om succesvol te worden en te blijven. Signavio is de leverancier van de snelst groeiende webgebaseerde BPM tool voor het modelleren, analyseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen. De oplossing is geheel gebaseerd op de industrie standaarden zoals BPMN 2.0. Signavio is nu ook in Nederland vertegenwoordigd dankzij het partnership met Intermedio Information Technology uit Rijswijk.

Signavio webgebaseerde BPM tool

De Signavio webgebaseerde BPM tool: Process Editor is geschikt voor professioneel procesontwerp, proces analyse en simulatie, als ook voor kostenberekeningen en risicomanagement. Deze webgebaseerde BPM tool zit vol technische innovaties: van de mogelijkheid om de richtlijnen voor modelleren aan te passen tot eenvoudige integratie van EA (Enterprise Architecture). De software is specifiek ontwikkeld voor het projectmatig werken aan procesverbetering.

De Signavio Process Editor is geschikt voor iedereen die zich bezig houdt met business process design en analyse, zowel beginners als experts. De gebruikers profiteren van makkelijk te gebruiken functionaliteiten zoals de simulatie module, Signavio QuickModel en een iOS App.
Deze webgebaseerde BPM tool onderscheidt zich van de concurrentie, omdat de software als SaaS oplossing via de browser wordt aangeboden. Toch bevat de Signavio Process Editor zeer geavanceerde functies zoals een geïntegreerde documenten bibliotheek en de mogelijkheden om kosten van een proces te berekenen en de modelleringsrichtlijnen aan te passen.

Process Editor versies

Signavio Process Editor is beschikbaar in twee versies: als webgebaseerde BPM tool (SaaS) en on-premise.

De webgebaseerde versie is vooral geschikt voor ondernemingen die onderhoud en support van software zoveel mogelijk wil uitbesteden en zich volledig wil focussen op de eigen bedrijfsvoering. Deze webgebaseerde BPM tool is beschikbaar in drie edities geschikt voor kleine tot grote organisaties.

De on-premise versie is geschikt voor organisaties die hun eigen IT-beheer ingericht hebben en bedrijfsgegevens zoveel mogelijk binnen de eigen muren willen houden.

Signavio Partner

Als Signavio partner in Nederland verzorgt Intermedio ondersteuning bij licentie verwerving, advies bij implementatie en opleidingen voor het gebruik van de toepassing. Samen helpen Signavio en Intermedio organisaties meer grip te krijgen op hun bedrijfsvoering.

Voor meer informatie neemt u contact met ons op via het contact formulier of telefonisch (070-3361802).

Al jaren probeert men om de bedrijfsvoering inzichtelijk en meetbaar te maken. In een tijd waarin het zakelijk landschap in hoog tempo verandert is dit belangrijker dan ooit. Het is de enige manier om de concurrentie een stap voor te blijven. Een aanzienlijk deel van de oplossing lijken we nu binnen handbereik te hebben met BPMN.
Lees meer

Non-profit instellingen staan iedere dag weer voor de moeilijke uitdaging om een zo goed mogelijke dienst te verlenen. Het is noodzakelijk voor iedere non-profit om zo efficiënt mogelijk te werken en zo veel mogelijk waarde uit iedere euro te halen. Business Process Management ofwel BPM binnen een non-profit levert een hoger rendement en nog veel meer op.

De uitdagingen van een non-profit

Non-profit organisaties moeten aan regels voldoen: belastingregels, overheidsregels of eigen regels vanuit bijvoorbeeld de statuten. Dit vergt veel administratie en overhead.

Daarnaast zijn er vrijwilligers of betaalde krachten die verschillende functies vervullen. De dynamiek van non-profit maakt het lastig om een goed inzicht te krijgen in de organisatie. Het beheren en controleren van de administratie en het inwerken en laten functioneren van medewerkers kost heel veel tijd.

Wat levert BPM binnen een non-profit op?

BPM binnen een non-profit maakt processen binnen de organisatie inzichtelijk. Dankzij gericht procesontwerp en beheer van de processen kunnen processen gestandaardiseerd en efficiënter gemaakt worden. U krijgt meer inzicht in de werking van uw organisatie, en bijvoorbeeld in beschikbare resources (zoals medewerkers en vrijwilligers) waardoor werk sneller en beter verdeeld kan worden. Efficiënte processen verlagen overheadkosten en voorkomen fouten. BPM binnen een non-profit levert direct geld op dat u aan betere doelen kunt besteden.

Denk bijvoorbeeld aan het inwerken van een nieuwe medewerker. Dankzij gestandaardiseerde processen is de inwerkperiode van een nieuwe medewerker veel korter en worden er geen zaken over het hoofd gezien. De medewerker wordt sneller renderend voor de organisatie. Maakt uw organisatie gebruik van veel vrijwilligers, dan neemt het positieve effect van standaardisatie alleen nog maar verder toe.

BPM binnen een non-profit realiseert meer inkomsten. Denk eens aan het werven en behouden van sponsors. Wanneer u sponsors werft volgens een standaard proces kan er beter geworven worden en zullen uiteindelijk sponsoropbrengsten omhoog gaan. Door bestaande sponsoren structureel te betrekken zal de relatie ook verbeteren wat uiteindelijk weer een positieve uitwerking heeft op de totale organisatie.

Bij de administratie kan BPM binnen een non-profit ook een positief effect hebben. Standaard processen helpen administratieve fouten te voorkomen omdat medewerkers geen stappen meer kunnen ‘vergeten’. Het voorkomen van fouten is fijn, maar denk ook aan de verbeterde relatie met uw vrijwilligers wanneer bijvoorbeeld declaraties snel en foutloos worden uitbetaald.

Hoe nu verder?

Een bekend Nederlands gezegde luidt: “De kost gaat voor de baat uit”. Er zal eerst geïnvesteerd moeten worden in effectief business proces management. BPM binnen een non-profit kan over een langere periode ingevoerd worden. Business Process Management is een investering die zich direct terugverdient door:

• Een inzichtelijkere organisatie.
• Meer inzicht in de werking van de organisatie.
• Een betere verdeling van activiteiten.
• Efficiëntere inzet van medewerkers.
• Verlagen van overheadkosten.
• Het voorkomen van fouten.
• Besparingen in tijd en geld.
• Meer opbrengsten en langduriger sponsor relaties.

De invoering van Business Process Management maakt uw non-profit meer renderend en beter voorbereid op de toekomst.

Intermedio Information Technology helpt u graag verder op weg. Met advies, opleiding of de juiste tools om samen met uw team uw non-profit efficiënt te maken en geld te besparen. Maak een vrijblijvende afspraak om de mogelijkheden te bespreken.

Bedrijfsprocessen en procesontwerp zijn over het algemeen niet de eerste gedachte van een ondernemende starter. Eerst staan vragen op de agenda als de perfecte product/markt combinatie, de beste inkoop en snelste productie. Nadat de eerste stappen zijn gezet en de startup gaat groeien, worden bedrijfsprocessen opeens wel heel erg relevant. Efficiënte processen zorgen voor probleemloze groei en bieden tegelijk de mogelijkheid om de kosten inzichtelijk en in de hand te houden.

Startup chaos

Bij de meeste startups draait het erom dat het werk gedaan moet worden. De manier waarop vindt men niet zo belangrijk. Nieuwe mensen die aangenomen worden moeten zelf hun weg vinden in het bedrijf en iedereen vindt een eigen set wielen uit. Het resultaat is niet zo vreemd: kosten rijzen de pan uit, kwaliteit gaat omlaag, klanten zijn ontevreden, de werkdruk neemt enorm toe en eventuele investeerders zijn niet gelukkig.

Procesontwerp helpt je startup

Juist voor een startup is het winstgevend om na te denken over de manier waarop dingen gedaan worden. Allereerst moeten veel processen nog uitgevonden worden, waardoor het makkelijk is om deze direct gestructureerd vast te leggen.

Procesontwerp helpt je startup. Door processen vast te leggen krijg je controle over je bedrijf. De tijd om nieuwe medewerkers in te werken wordt korter, probleempunten worden snel gevonden en de kwaliteit van het geleverde product zal stijgen. Het resultaat zal bestaan uit tevreden klanten, een snellere groei, en meer aanbod van tevreden investeerders.

Procesontwerp hoeft niet duur te zijn

Het spreekt voor zich dat het vastleggen van je processen tijd en geld kost. Hoe eerder je begint met het vastleggen van je processen, hoe lager de kosten uiteindelijk zullen zijn. Je hoeft namelijk geen fouten uit het verleden te herstellen.
Je kunt zelf een cursus volgen (bijvoorbeeld: Introductie procesontwerp met BPMN) en direct aan de slag gaan, maar je kunt een expert inhuren en die het werk laten doen. Een combinatie van de beide opties is het meest efficiënt. De expert legt snel een basis voor je bedrijf. Zelf kun je vervolgens de aanpassingen maken en verder bouwen. Zo bespaar je tijd en blijven de kosten aanvaardbaar.

Hoe nu verder

Intermedio Information Technology helpt je graag verder op weg. Met advies, opleiding en de juiste tools om samen met je team de volgende stap met je startup te maken. Maak je bedrijf slagvaardig en neem contact met ons op voor een eerste gesprek.

Visual Paradigm Licenties

Visual Paradigm licenties zijn transparant, maar toch niet altijd even makkelijk te begrijpen. Intermedio verschaft graag helderheid, daarom zetten we de belangrijkste licentie informatie voor uw Visual Paradigm licentie op een rij.

Lees meer

Wist u dat het lezen van dit artikel u in 3 minuten ruim 300 euro kan opleveren? Veel procesontwerpers werken met Visio van Microsoft. De software is helder en toegankelijk, maar is het ook de meest efficiënte keuze voor procesontwerpers?

Wanneer BPMN modelleren met Visio

MS Visio is een leuke toepassing, zeer geschikt om snel diagrammen mee te tekenen. Bent u een Visio gebruiker, dan is de toegankelijkheid waarschijnlijk één van de belangrijkste redenen om de applicatie te gebruiken. Daarnaast beschikken veel procesontwerpers al over Visio omdat het in een bedrijfslicentie zit en dus ‘gratis’ beschikbaar is.

De meest recente versie van MS Visio ondersteunt de BPMN 2 standaard, maar kent alleen de meest gebruikte symbolen. Visio biedt geen ondersteuning voor bijvoorbeeld Conversation diagrams, Choreographies, proces simulatie en ondersteuning voor ontwerpen in teams.

BPMN modelleren met Visio kunt u overwegen wanneer u in een kleine organisatie werkt en het alleen de bedoeling is om processen in kaart te brengen en niet om deze verder te optimaliseren.

Wanneer een andere BPMN tool overwegen?

Wanneer een organisatie zich bezig gaat houden met procesontwerp is dat meestal om uiteindelijk de processen te kunnen verbeteren, zoals gebruikelijk binnen Business Process Management, Lean en Six Sigma. Professionele modelleringstools als Visual Paradigm en Enterprise Architect zijn hiervoor meer geschikt.

Het werken met deze tools is uiteindelijk ook makkelijker dan met Visio omdat u bijvoorbeeld in staat bent om een eigen glossary (definitie van termen) aan te leggen en door alle processen heen te hergebruiken. Daarnaast wordt de volledige BPMN 2 standaard ondersteund (inclusief Conversation diagrams en Choreographies) en heeft u de beschikking over een uitgebreide foutcontrole.

Werkt u samen in ontwerp teams of met andere afdelingen dan bieden de centrale repositories (specifieke document opslag) bij de professionele tools nog veel meer mogelijkheden om het werk efficiënter en makkelijker te maken.
Tot slot bieden de professionele modelleringstools de mogelijkheid om processen te simuleren. Handig om uw procesontwerp te controleren, maar ook voor afstemming met andere betrokkenen.

Waar is mijn 300 euro?

Professionele modelleringstools zijn niet per definitie duurder dan Microsoft Visio. BPMN modelleren met Visio is niet per definitie goedkoop. Een MS Visio Standaard licentie kost namelijk 399,00 €. Een basis licentie Visual Paradigm (met meer functionaliteit dan MS Visio) kost maar 99,00 €. U krijgt dan beduidend meer functionaliteit voor een lagere prijs! Vraag snel een offerte aan en ga aan de slag.

Het modelleren van de wereld om ons heen geeft ons beter inzicht in hoe deze werkt. Binnen een organisatie zijn het procesmodellen die ons beter inzicht geven in hoe onze organisatie werkt. Voor het hoogste rendement is het wel noodzakelijk dat procesmodellen efficiënt en consistent ontworpen worden. Ontwerpen met design patterns is daarvoor uitstekend geschikt.

Wat is een design pattern?

Design patterns zijn terugkerende patronen die éénmalig worden vastgelegd en vervolgens als standaard object gebruikt kunnen worden. Design Patterns zijn oorspronkelijk afkomstig uit de landschapsarchitectuur. Midden jaren 90 zijn design patterns voor het eerst toegepast binnen object georiënteerde software ontwikkeling.

Tegenwoordig worden design patterns toegepast binnen software ontwikkeling, bij het ontwikkelen van user interfaces en ook steeds meer binnen procesontwerp. Overal waar terugkerende patronen voorkomen zijn design patterns toepasbaar en kunnen ze de kwaliteit van het eindproduct verhogen.

Hoe verbeteren patterns een procesmodel?

• Design patterns verhogen de kwaliteit van het procesontwerp op diverse manieren, bijvoorbeeld:Design patterns standaardiseren terugkerende onderdelen van een proces. Hierdoor hoeft dit onderdeel slechts éénmalig gemodelleerd te worden. Iedere keer dat dit onderdeel benodigd is in een model, kan het pattern worden gebruikt. De ontwikkeltijd wordt hierdoor verkort.
• De kwaliteit van procesmodellen wordt verhoogd doordat aanpassingen direct integraal toegepast worden. Wanneer een pattern wordt verbeterd, profiteren alle modellen die het pattern gebruiken direct van deze verbetering.

Ontwerpen met design patterns

Het ontwerpen met design patterns tijdens het procesontwerp biedt grote voordelen. Het ontwerpen met design patterns vergt echter wel enige voorbereiding en structuur.

Patterns moeten goed worden beschreven zodat het duidelijk is in welke situatie het pattern ingezet kan worden.

Procesontwerpers moeten de beschikbare patterns kunnen doorzoeken om snel toepasselijke patterns te kunnen selecteren. De design patterns moeten daarom goed en eenvoudig beschikbaar zijn voor alle betrokkenen.

Meer weten over design patterns?

Wilt u ook leren werken met design patterns? Kijk dan naar onze ‘Workshop Design Patterns’. In een halve dag leert u werken met Design Patterns en kunt u deze efficiënte manier van werken direct toepassen binnen uw organisatie.